Structure opérationnelle & Points d’accueil partenaires
Pour assurer ses missions, l’AGEFICE s’appuie sur des organes décisionnels, une structure opérationnelle et des points d’accueil partenaires. Elle se dote des outils, qui lui permettent de remplir son rôle, et de porter ses valeurs auprès des publics, qui sont les siens.
Les Conseillers AGEFICE
Les Conseillers de l’AGEFICE, par leurs qualités administratives autant que relationnelles, assurent :
- L’instruction des demandes de financement d’actions de formation jusqu’à leur remboursement dans les meilleurs délais et dans le strict respect des critères de prises en charge votés par le Conseil d’Administration de l’AGEFICE,
- Le contrôle des pièces éléments constitutifs et justificatif des demandes,
- La communication auprès des Points d’Accueil et des usagers des critères de prises en charge, des procédures appliquées et de l’état d’avancement des dossiers.
La mise en oeuvre des décisions du Conseil d’Administration s’appuie sur une organisation opérationnelle structurée, se répartissant entre les Points d’Accueil et les Conseillers salariés de l’AGEFICE.
Répartis par secteurs géographiques, ils sont les interlocuteurs privilégiés des Points d’Accueil et des usagers avec lesquels ils sont en relation.
Les 15 Conseillers, salariés de l’AGEFICE instruisent 45 000 à 60 000 demandes de financement par an.
Les Conseillers sont salariés de l’AGEFICE. Ils appliquent les décisions du Conseil d’Administration, sous l’autorité du Président et de la Direction de l’AGEFICE.
Les Points d’Accueil partenaires
Ils ont pour rôle :
- D’accueillir les dirigeants, qui ont un projet de formation,
- De les informer sur les dispositifs de prise en charge de la formation professionnelle des Chefs d’Entreprise ainsi que sur les outils de formation disponibles dans leur département et sur leur qualité,
- De vérifier, avec eux et sur la base des renseignements recueillis, si la formation envisagée entre dans les critères de prise en charge établis par le Conseil d’Administration de l’AGEFICE,
- De s’assurer que le Chef d’Entreprise est ressortissant de l’AGEFICE et qu’il répond aux conditions de prise en charge :
- Qu’il entre dans la définition du Dirigeant non-salarié,
- Qu’il exerce bien une activité dans les domaines du Commerce, de l’Industrie ou des Services, qui relève de l’AGEFICE (répartition faite d’après le code APE-NAF),
- Qu’il n’a pas de double immatriculation et ne relève pas d’un autre fonds d’assurance formation,
- Qu’il est à jour ou exonéré du versement de la Contribution à la Formation Professionnelle (CFP) et peut en justifier,
- Lorsque la formation est envisagée au bénéfice de son conjoint-collaborateur, de s’assurer que le Dirigeant contribue effectivement à la formation professionnelle pour son conjoint-collaborateur et que celui-ci est bien déclaré en tant que tel sur l’entreprise.
Pour accompagner les Dirigeants dans leurs démarches, l’AGEFICE assure une présence locale, au plus près des Chefs d’Entreprise, au travers de ses Points d’Accueil AGEFICE (PTA).
Ces Points d’Accueil AGEFICE sont présents sur la quasi-totalité du territoire national.
- Les Points d’Accueil accompagnent les Chefs d’Entreprise candidats à la formation pour leurs demandes de prises en charge :
- Ils détaillent et vérifient les pièces et justificatifs à fournir,
- Ils réunissent ces pièces pour constituer la demande de financement,
- Au travers de leur accès sécurisé sur l’Extranet de l’AGEFICE, ils assurent le dépôt effectif de la demande de prise en charge,
- Ils informent les Dirigeants du traitement et de l’état d’avancement de leurs dossiers, de la réception des demandes, jusqu’à la mise en remboursement, en passant par l’accord de prise en charge ou la demande de production de justificatifs éventuellement nécessaires à l’étude de la demande ainsi que de sa mise en remboursement.
- Les Points d’Accueil communiquent avec les collaborateurs salariés de l’AGEFICE, avec lesquels ils sont en contact régulier et auxquels ils peuvent s’adresser pour toute demande d’information complémentaire ou pour le suivi des dossiers.
- Les Points d’Accueil assurent un maillage territorial et une présence locale auprès des Chefs d’entreprise.
De par leur expérience et leurs connaissances des règles de financement de la formation des Dirigeants, ils sont les interlocuteurs privilégiés des Dirigeants d’entreprise pour leurs besoins de formation et relaient efficacement les informations entre les Dirigeants et les équipes opérationnelles de l’AGEFICE.