VI. Procédures et prises en charge 2016

Le financement par l’AGEFICE des actions de formations des Chefs d’entreprise et/ou de leur conjoint collaborateur, s’inscrit dans le cadre de critères précis et d’une procédure formalisée.

Le respect de ces critères et formalités conditionne le bon traitement des demandes de financement, la tenue des délais de traitement par les services de l’AGEFICE, la sauvegarde des droits pour les bénéficiaires et le versement efficace et effectif des fonds au titre du financement des actions de formations.

Il appartient donc aux Chefs d’entreprise, avec l’aide des Points d’accueil, de prendre connaissance des procédures et critères en vigueur, leur non-respect pouvant entraîner un refus de financement ou une perte du droit à remboursement.

Pour obtenir le financement de ses actions de formations le Chef d’entreprise doit respecter les critères de procédure qui concerne :

• Le dépôt de la demande de prise en charge (qui doit impérativement être effectué avant le début de la formation), avec les justificatifs à produire à l’occasion de cette demande.
• Le traitement du dossier, avant accord ou refus de la part des services de l’AGEFICE, avec le cas échéant, demande de production de pièces ou documents complémentaires si ceux-si semblent nécessaires.
• La demande de remboursement (qui doit impérativement intervenir dans les 4 mois qui suivent la date effective de fin de formation), avec production des justificatifs indispensables à la mise au paiement lorsque le financement a été accepté.

1.Déposer une demande de financement

Pour obtenir le financement des ses actions de formation, le Chef d’entreprise doit :

• Déposer une demande de prise en charge de l’action de formation envisagée, préalablement à la réalisation de cette action.
• Fournir l’ensemble des pièces et justificatifs qui constituent le dossier de demande de financement, ainsi que tout autre document qui pourrait être utile au traitement de sa demande et dont l’AGEFICE pourra lui faire demande.

Les Points d’accueil AGEFICE se tiennent à la disposition des Chefs d’entreprise qui souhaitent entreprendre une action de formation pour compléter le dossier de demande de financement, informer les dirigeants sur les pièces et justifications à fournir, pour vérifier que le dossier est complet et qu’il répond aux critères de l’AGEFICE. Au terme de ces vérifications ils transmettent les dossiers au siège de l’AGEFICE.

Une demande de prise en charge doit obligatoirement comprendre les pièces suivantes:

Imprimé AGEFICE de demande de financement 

Cet imprimé est à demander en priorité auprès des Points d’Accueil AGEFICE ou peut être téléchargé ici.
Il doit être intégralement complété, signé, daté et adressé à un Point d’Accueil par le stagiaire à l’initiative de la demande (la signature de ce document valant acceptation de nos critères de prise en charge et permettant aux services de l’AGEFICE de contrôler la réalité des actions de formation autant que de justifier de leur financement, il est impératif que cette signature soit identique à celle qui sera apposée sur la convention de formation et les attestations de présence et/ou feuilles d’émargement qui seront jointes par la suite).
Si plusieurs stagiaires sont à l’initiative de la demande de financement, chaque stagiaire doit en signer un exemplaire.

Attestation URSSAF ou RSI

Il convient pour le Chef d’entreprise de présenter son attestation de versement à la contribution au Fonds d’assurance formation (délivrée par l’URSSAF ou le RSI concernant l’année de l’action de formation envisagée et relative à l’activité de l’année précédente) justifiant de son statut de Dirigeant.  Lorsque la demande de financement concerne une action de formation au bénéfice du Conjoint collaborateur, l’attestation fournie doit mentionner que le Chef d’entreprise contribue à la formation professionnelle (CFP) également pour son Conjoint collaborateur (avec nom et prénom de ce dernier).
Dans le cas d’une demande de financement pluriannuelle, les attestations relatives à chaque année doivent être jointes.
Le document doit a minima faire apparaitre :

• Le nom et le prénom du Chef d’entreprise,
• Le numéro de SIRET du Chef d’entreprise,
• Le code APE-NAF du Chef d’entreprise,
• Le nom et les coordonnées du FAF compétent
  Dans les cas particuliers où le nom du FAF compétent n’apparaît pas ou que plusieurs FAF sont indiqués, les attestations doivent être accompagnées d’un extrait KBIS (de moins de 3 mois) ou d’un relevé SIRENE (de moins de 3 mois) indiquant l’activité principale de l’entreprise.
  
• L’éventuelle mention des nom et prénom du conjoint-collaborateur.

Exemples d’attestations URSSAF/RSI

• Attestation de versement URSSAF avec code de sécurité (2013)
• Attestation de versement RSI avec mention conjoint-collaborateur (2013)
• Attestation de versement URSSAF auto-entrepreneur (2013)

Pour les ressortissants de l’AGEFICE qui relèvent du RSI, possibilité leur est offerte de télécharger leur attestation pour la contribution à la formation professionnelle (CFP) directement à l’adresse suivante :
http://www.rsi.fr/a-propos-du-rsi/a-propos-du-rsi-actualites/details-actus-a-propos-rsi/article/du-nouveau-sur-mon-compte-5447.html?cHash=93bd6aec6760248ac270dde7f89f68d1

Pour les Dirigeants d’entreprises créées dans l’année qui ne peuvent donc justifier du règlement de la CFP, doivent être joints un extrait KBIS (ou avis de situation au répertoire SIRENE pour les entreprises non concernées) et une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation).

Programme de formation

Le Dirigeant qui souhaite obtenir le financement d’une action de formation, doit joindre à sa demande de prise en charge le programme détaillé de la formation envisagée. Ce programme mentionne les pré-requis, l’intitulé de la formation envisagée, le domaine de formation concerné, les compétences visées, les moyens pédagogiques utilisés, le lieu et la durée du stage, et doit être délivré sur papier à en-tête de l’Organisme de formation.

Convention de formation

La demande de prise en charge doit contenir la convention de stage liant le stagiaire à l’organisme de formation (ce document doit être signé par les deux parties). A défaut d’être joint à la demande de prise en charge (il devra alors être fourni un devis daté et signé par les deux parties), ce document doit impérativement être présenté lors de la demande de remboursement.

Cas particuliers

• Lorsque l’action de formation ne concerne pas directement le domaine d’activité professionnelle du Dirigeant ou lorsqu’il s’agit d’une action de conversion/reconversion La demande de prise en charge doit être accompagnée d’une lettre de motivation rédigée et signée par le bénéficiaire de l’action, expliquant son projet de formation professionnelle et son choix pour l’action de formation pour laquelle la demande de financement est introduite auprès de l’AGEFICE. Ces demandes sont alors examinées au cas par cas par les services de l’AGEFICE

• Opération Mallette du Dirigeant : Dans le cadre de cette Opération, il est indispensable de joindre en plus des autres documents nécessaires à la demande de financement d’action de formation le document spécifique « Mallette du Dirigeant » relatif à l’acceptation des conditions de cette Opération ainsi qu’à la demande de délégation de paiement.
  Ce document peut être obtenu auprès des Points d’Accueil AGEFICE.

L’ensemble de ces documents permet de s’assurer que :

• Le Chef d’entreprise et/ou son conjoint collaborateur est ressortissant de l’AGEFICE.
• Qu’il est à jour de paiement de ses cotisations au titre de la contribution à la formation professionnelle (CFP).
• Que les actions de formation envisagées s’inscrivent dans les critères de financement décidé par le Conseil d’Administration de l’AGEFICE.

2.Accord/ refus de financement par l’AGEFICE

Une fois la demande correctement constituée, le Point d’accueil la transmet au siège de l’AGEFICE:

La demande de prise en charge fait l’objet d’un traitement par les services de l’AGEFICE : Il appartient aux Conseillers de l’AGEFICE de s’assurer que le dossier est complet, qu’il contient les pièces nécessaires au traitement et que les actions envisagées sont susceptibles d’être financées par l’AGEFICE. Dans ce cadre, les Conseillers AGEFICE peuvent se rapprocher du Point d’Accueil ayant accompagné le Dirigeant pour la constitution de sa demande de prise en charge afin d’obtenir tout renseignement ou document qui pourraient s’avérer utiles.

Une fois la demande de financement traitée, l’AGEFICE adresse au Chef d’entreprise une notification d’accord ou de refus de prise en charge pour le financement de l’action envisagée. Cette notification est le plus souvent transmise à l’intention du Dirigeant, aux bons soins du Point d’Accueil qui l’a reçu et accompagné dans la constitution de sa demande initiale.

3. La demande de remboursement

A l’issue de l’action de formation, le Chef d’entreprise doit adresser à l’AGEFICE sa demande de remboursement.

Cette demande ne peut être adressée que :

• Lorsque le Chef d’entreprise a déposé une demande de prise en charge préalable à son action de formation,
• Lorsque cette demande de financement a reçu un accord de prise en charge de l’AGEFICE,
• Dans un délai maximum de quatre (4) mois suivant la date effective de fin de réalisation de l’action de formation.

La demande de remboursement doit impérativement être accompagnée : 

Des attestations de présence et/ou feuilles d’émargement

Ces documents mentionnent, dans tous les cas :

• Les nom et prénom du bénéficiaire (Chef d’entreprise ou Conjoint collaborateur), l’intitulé du stage, ses dates précises de réalisation et sont délivrées sur papier à en-tête de l’Organisme de formation.

• La ou les attestation(s) de présence doivent indiquer le nombre d’heures de formation initialement envisagées, le nombre d’heures de formation effectivement réalisées et être datées.
  Elles sont signées et tamponnées par l’organisme de formation. Elles sont également signées par le stagiaire. L’attestation de présence étant le document officiel certifiant la présence du stagiaire aux sessions, elles ne peuvent être signées que par ce dernier indépendamment de toute délégation mise en place au sein de l’entreprise par ailleurs.
  Enfin, la signature du stagiaire doit impérativement correspondre en tous points à la signature de la demande initiale et à celle figurant sur l’ensemble des justificatifs.

Dans tous les cas, l’AGEFICE se réserve le droit de demander tout document qu’elle jugerait nécessaire pour justifier du suivi effectif de la formation et de l’identité du bénéficiaire.

De la facture acquittée 

Cette facture reprend la mention : « facture acquittée ».
Elle précise le montant facturé, l’intitulé de l’action de formation, sa durée, les dates de réalisation, les nom et prénom du ou des bénéficiaire(s) sur papier à en-tête de l’Organisme de formation.
Elle est toujours tamponnée et signée par l’Organisme de formation.

• Dans le cas d’un règlement par chèque(s),
  Elle reprend la mention : « réglée par chèque ».
  Elle précise le(s) numéro(s) de chèque(s), avec les montants correspondants, le nom de la banque émettrice et la date de l’acquittement.
• Dans le cas d’un règlement par virement ou carte bancaire
  Elle reprend la mention : « réglée par virement » ou “réglée par carte bancaire”
  Elle fait apparaitre le nom de la banque émettrice et la date de l’acquittement.
• Dans le cas d’un règlement en espèces,
  Elle reprend la mention, « réglée en espèces » ainsi que la date du règlement.
  Une attestation du comptable de société indiquant que la somme réglée en espèces a bien été passée dans le compte caisse de l’entreprise doit être jointe aux documents.

Dans tous les cas, l’AGEFICE se réserve le droit de demander tout document qu’elle jugerait nécessaire pour justifier du paiement effectif de la formation et notamment la production d’un relevé bancaire.

De la convention de formation

Si ce document n’a pas été joint à la demande de prise en charge, il doit impérativement être présenté lors de la demande de remboursement. (Elle doit impérativement être signée par les deux parties).

Pour les formations obligatoires conditionnant l’accomplissement des formalités de création d’entreprise :

• Les nouveaux buralistes soumis à l’obligation des formations nouveau buraliste et  formation initiale pour la vente au détail des tabacs manufacturés, doivent joindre en plus des pièces pour remboursement ci-dessus énoncées, un extrait K-Bis, une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation) et leur attestation de signature d’un contrat de gérance d’un débit de tabac.

• Les hôteliers, restaurateurs, et professions soumises à l’obligation des formations de permis d’exploitation, permis de vente de boissons alcooliques la nuit, permis d’exploitation de loueur de chambres d’hôtes et formations assimilées, doivent joindre en plus des pièces pour remboursement ci-dessus énoncées, un extrait K-Bis, une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation) et le récépissé de déclaration d’ouverture d’un débit de boisson (demande faite en Mairie ou en Préfecture pour la région parisienne). Ce document doit, de plus, faire apparaître la date d’obtention du permis d’exploitation et être tamponné par la Mairie ou la Préfecture.

• Les diffuseurs de presse soumis à l’obligation des formations d’initiation au métier de diffuseur de presse, comprendre et maîtriser les fondamentaux du métier de diffuseur de presse, doivent joindre en plus des pièces pour remboursement ci-dessus énoncées, un extrait K-Bis, une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation) et le contrat entre le dépositaire central et le diffuseur de presse

• Les auto-écoles soumises à l’obligation de la formation de capacité de gestion auto-école doivent joindre en plus des pièces pour remboursement ci-dessus énoncées, un extrait K-Bis (ou SIRENE), une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation) et l’arrêté préfectoral portant agrément de l’école de conduite.

4. Cas particuliers

• Formations à distance/ E-learning

Le Dirigeant peut faire le choix d’une formation ouverte et/ou à distance (FOAD).
La FOAD peut prendre différentes formes : cours par correspondance, enseignement assisté par ordinateur, techniques multimédia, utilisation d’Internet… Des formations « mixtes », associant FOAD et présentiel, peuvent aussi être mises en œuvre : c’est ce qu’on appelle le « blended learning ».

Dans tous les cas, l’AGEFICE doit pouvoir s’assurer que cette action de formation : 

• Répond à ses critères de prise en charge,
• Respecte les conditions spécifiques liées aux modalités particulières de réalisation de ce type d’action,
• Et doit pouvoir être en possession des justificatifs permettant d’apprécier l’assiduité du stagiaire autorisant son intervention au bénéfice de ce dernier.
  Ainsi, le programme de l’action doit mentionner :
  1. La nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser ;
  2. les modalités de suivi et d’évaluation spécifiques aux séquences de formation ouverte ou à distance ;
  3. les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire. Doivent ainsi être précisés :
     • les compétences et qualifications des personnes qui assistent le salarié en formation,
     • les modalités techniques de cette assistance (forum de discussion, messagerie instantanée, visioconférence…),
     • les périodes et les lieux lui permettant d’échanger avec les personnes qui l’accompagne ou les moyens dont il dispose pour les contacter,
     • les délais dans lesquels les personnes chargées de l’assistance du stagiaire doivent intervenir lorsque l’aide n’est pas apportée immédiatement (formation asynchrone…) ;
  4. Et l’assiduité du stagiaire doit pouvoir être vérifiée par les dispositions réglementaires suivantes :
     • les justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux demandés au stagiaire ;
     • les informations et données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du bénéficiaire par le dispensateur de la formation (relevés de connexions…) ;
     • les évaluations spécifiques, organisées par le dispensateur de la formation, qui jalonnent ou terminent la formation.

• Indemnisation pour participation à un jury d’examen ou de Validation des Acquis de l’Expérience

La demande se fait en 2 temps :

• Dépôt de la demande préalable d’indemnisation qui devra comporter:

-Les 2 feuillets de la demande préalable de financement correctement renseignés.

Devront impérativement y être précisées la certification professionnelle visée, les dates précises des réunions de chaque session –expression en jours et non en heures- (en général 3 réunions sur 2 journées : réunion préparatoire/ évaluation-entretien avec le candidat/ jury final). Au niveau de la saisie, l’organisme de formation sera substitué par l’organisme certificateur et il faudra saisir à la place du numéro de déclaration d’activité les 11 premiers chiffres du numéro SIRET.

-L’attestation CFP de l’année en cours (un extrait k-bis ou INSEE si nécessaire)

-La convocation à la session VAE concernée (qui doit détailler la composition de la session)

-L’attestation d’habilitation du chef d’entreprise en tant que jury (attestation d’inscription sur la liste des professionnels habilités par la DIRECCTE)

• Dépôt de la demande de paiement d’indemnisation à l’issue de la session et dans les 4 mois maximum suivant son

achèvement.

Elle consistera en un document émis et tamponné par l’organisme certificateur justifiant de la présence du membre du jury demandeur d’indemnisation aux différentes réunions de la session concernée. Ce document devra également être signé par  le demandeur de l’indemnisation.

5. Avertissements

6. Récapitulatif des procédures en quelques étapes clés

Fiche n°5 – Les procédures